Нуждаете се от ясен начин да реагира, когато условията се променят бързо. Това въведение показва защо сценарий и планиране са практически инструменти, а не академични упражнения. Ще видите как лидерите преминават от единични прогнози към активни опции, които защитават резултатите.

Подходът ви помага да тествате множество бъдещи сценарии, за да можете да действате бързо. Финансовите ръководители, като финансовите директори и директорите по финансово планиране и анализ, работят с оперативния и HR отдел, за да превърнат идеите в стъпки. Тази екипна работа обвързва решенията за броя на служителите и капацитета за продажби с целите за приходи.

В това ръководство ще научите един прост процес за формулиране на несигурността, сравняване на правдоподобни пътища и решаване какво да правите сега. Очаквайте реални случаи на употреба и инструменти, които вече имате във вашите системи. Ще получите съвети как да избегнете често срещани капани и да направите това жива част от вашето планиране. бизнес ритъм.

Защо планирането в условия на несигурност е важно точно сега

Последните сътресения показаха, че строгите прогнози ви оставят уязвими когато условията се променят за една нощ. Пандемиите, прекъсванията на доставките и колебанията в лихвените проценти показаха това ясно. Нуждаете се от просто начин да подготви опции, преди сигналите да наложат бързи решения.

Планирането на сценарии не се опитва да предвиди единствения път напред. Вместо това, то ви помага да оцените рисковете и да се адаптирате към различни пазарни среди. Финансовите екипи използват този подход, за да тестват стратегията, така че вече да знаете кои лостове да използвате, когато лихвите скочат или търсенето спадне.

• Ще видите защо линейните планове се провалят, когато внезапни пазарни промени променят ключови допускания.
• Планиране ahead създава предварително моделирани отговори, които намаляват трудностите при вземането на решения под натиск.
• Финансите и операциите се съгласуват по-бързо по отношение на действията – защита на паричните средства, коригиране на наемането на персонал и пренасочване на инвестициите.
• Ясните диапазони и задействащите сигнали ви позволяват да актуализирате сценарии, без да предизвиквате паника.

Направете това рутинна част от вашата месечна и тримесечна работа. Това помага на вашите екипи да действат решително, превръща минали данни в полезна информация и поддържа организацията ви устойчива, докато бъдещето се развива за вашия бизнес.

Какво е сценарийно планиране и какво не е

Създайте кратък списък с контрастни бъдещи развития, за да разкриете къде вашите решения са най-важни. Този метод идентифицира две критични несигурности и ги използва, за да създаде малък набор от правдоподобни пътища. Това поддържа работата фокусирана и готова за вземане на решения.

Определение: Той изследва множество сценарии, така че можете да се ориентирате в несигурността, без да се преструвате, че предсказвате единственото „правилно“ бъдеще. Разказите и ясните предположения правят всеки път проверим.

Как се различава от прогнозирането и непрекъснатостта

Финансовото прогнозиране проектира най-вероятния резултат от минали тенденции. Плановете за непрекъснатост поддържат операциите да протичат по време на инциденти. За разлика от това, този подход набляга на стратегията спрямо възможните резултати, а не само на вероятния случай.

• Използвайте матрица 2×2, за да сравните различни сценарии един до друг.
• Съсредоточете се върху две основни несигурности, за да избегнете парализа и да запалите синхронизация.
• Приемете това като структуриран инструмент за диалог и компромисни решения, а не като прецизна прогноза.

Защо бизнесите използват сценарийно планиране, за да останат устойчиви

Добрите лидери използват структурирано предвиждане, за да превърнат несигурността в ясни пътища за действие. Този подход ви помага да тествате стратегии спрямо пазарни промени, икономически колебания или разрушителни събития, за да можете да действате по-бързо, когато получите сигнали.

По-бързи и информирани решения при промяна на пазарните условия

Ще съкратите времето от сигнала до действието. Предварително програмираните лостове ви позволяват да правите информирани ходове без колебания. Тази скорост намалява догадките и помага за защита на паричните средства и маржа.

Управление на риска, гъвкавост и дългосрочна визия

Планирането ви помага да разпознавате заплахите рано и да определяте количествено експозицията. Можете предварително да договорите отговори и да запазите потенциални варианти, като същевременно предпазите от риск от спад.

• Съгласувайте лидерите по приоритети, предпазни мерки и компромиси.
• Създайте наръчници за лостове за управление на разходите, паузи в наемането на персонал и преразпределения.
• Тествайте под натиск дългосрочните стратегии спрямо алтернативни пътища.
• Свържете резултатите от сценариите с паричните средства, маржа и устойчивостта на растежа.

Редовните ръководни процедури поддържат тези прозрения актуални, така че ръководството да може да актуализира тригерите, да действа по-бързо и да намали скъпоструващите изненади.

Кой ръководи процеса на планиране на сценарии във вашата организация

Ясната отговорност прави тази работа задължителна: лидерите определят приоритети и финансират опциите, които са важни.

Изпълнително спонсорство има значение. Главният изпълнителен директор и финансовият директор обикновено са отговорни за усилията, така че моделираните пътища влияят върху разпределението на ресурсите и разговорите в борда.

Изпълнителна собственост и лидерство в FP&A

FP&A изпълнява ежедневната работа. Те изграждат модели, събират предположения и превръщат резултатите във финансови насоки, по които можете да действате.

• Изпълнителните спонсори гарантират, че сценариите информират бюджетите и стратегическите решения.
• FP&A структурира модели, събира входни данни и предоставя ясни опции на ръководството.
• Външните фасилитатори могат да ускорят семинарите, когато вътрешният капацитет е ограничен.

Междуфункционално сътрудничество между финанси, операции и човешки ресурси

Създайте рутинна междуфункционална система за въвеждане на данни. Отделът „Операции“ по отношение на доставките е свързан с чувствителността към веригата за доставки и капацитета. Отделът „Човешки ресурси“ добавя лостове за численост на персонала и допускания за разходите за работна сила.

• Създайте олекотена RACI, така че ролите и собствениците да са ясни.
• Зададена честота: тримесечни обновявания, обвързани с прегледи от борда и месечни проверки на индикаторите.
• Документирайте допусканията, драйверите и контрола на версиите, така че резултатите да останат одитираеми и достоверни.

Превърнете моделите в действие чрез задаване на собственици, времеви рамки и ключови показатели за ефективност (KPI), така че екипите да се движат синхронизирано, когато даден сценарий се активира. За практичен процес на семинара, прегледайте това четириетапен процес.

Видове сценарии, които можете да създадете, за да моделирате потенциални бъдещи развития

Използвайте различни типове сценарии, за да превърнете несигурността в ясни, проверими опции за лидерите. Всеки тип отговаря на различен въпрос относно риска, нуждите от ресурси и времето, така че можете да действате с увереност.

Количествени сценарии

Модели, базирани на данни тествайте ценови, обемни и разходни лостове, за да направите бързи финансови сравнения. ФП&А обикновено ръководи тази работа и предоставя ясни, сравними гледни точки на ръководството.

Оперативни сценарии

Те изследват непосредствените въздействия върху процесите, технологиите или персонала. Собствениците на операции ги използват, за да защитят изпълнението и да проектират резервни работни потоци.

Нормативни и стратегически сценарии за управление

Нормативните случаи картографират предпочитано крайно състояние и етапите за постигането му. Сценариите за стратегическо управление, за разлика от тях, изследват външните промени и действията на конкурентите, за да можете да се позиционирате така, че да спечелите.

• Сценариите, базирани на вероятности, присвояват вероятности, за да ви помогнат да приоритизирате вниманието.
• Интерактивните сценарии се актуализират с постъпването на нови данни, идеални при кризи.
• Смесвайте типове, за да не прекалите с индексирането на един изглед и да пропуснете други рискове.

Стандартизиране на шаблони така че сценариите да останат сравними и да се обединят в контролни точки за вземане на решения от ръководството във вашия календар.

бизнес с планиране на сценарии: къде да се съсредоточим за постигане на въздействие

Определете точно лостовете с голямо въздействие, така че лидерите да могат да действат ясно и бързо.

Започнете, като определите кратък списък с области на обхват, които влияят върху резултатите през това тримесечие и година. Фокусирайте се върху броя на служителите, капацитета за продажби, ценообразуването, факторите, които влияят на приходите, и непрекъснатостта на доставките. Това са лостове с висок лостов ефект в повечето фирми.

Изберете две критични несигурности за да поддържате сценариите си ясни и сравними. Две оси предотвратяват парализа и правят компромисите видими за вземащите решения.

• Ще съобразите всяка фокусна област с ключови показатели за ефективност (KPI), като CAC, покритие на квотите, процент на запълване и брутен марж, така че резултатите да са измерими.
• Междуфункционални семинари с ограничено време и включване на подходящите малки и средни предприятия, за да се получи качествен принос без забавяне на темпото.
• Документирайте допусканията, рисковете и факторите, влияещи върху управлението, така че лидерите да могат да тестват доверието и да активират реакции, когато индикаторите се променят.
• Приоритизирайте къде си струва по-задълбоченото моделиране и къде насоченото рязане дава достатъчна яснота.

Резултат: кратък, съгласуван с управителния съвет списък със сценарии, обвързани с разпределението на капитала и стратегията. Вие си тръгвате с ясни собственици, връзки с ключови показатели за ефективност (KPI) и задействащи фактори, така че планирането ви да остане полезно, когато условията се променят.

Как да използвате планиране на сценарии: стъпка по стъпка процес, който можете да изпълните

Изпълнете компактен, повтаряем процес така че вашият екип да превърне несигурността в ясни действия. Започнете с тясна цел, обвързана със стратегически резултати, и поддържайте набора от възможности малък – две или три основни несигурности са достатъчни.

1. Дефинирайте цели: Свържете работата със специфични управленски въпроси и ключови показатели за ефективност (KPI), така че резултатите да отговарят на нуждите на ръководството.
2. Събиране на данни: Комбинирайте пазарни проучвания, исторически показатели и анализи на МСП, за да обосновете допусканията с факти.
3. Идентифицирайте драйвери: Избройте външните и вътрешните фактори, които влияят на резултатите, и маркирайте критичните несигурности за тестване.
4. Разработете сценарии: Създавайте оптимистични, базови и негативни сценарии. Поддържайте разказите кратки и сравними.
5. Анализирайте и действайте: Извършете структуриран анализ, за да откриете рискове и възможности, след което превърнете констатациите в стратегии и планове за действие при извънредни ситуации.

Накрая, задайте прагове на сигнала и честота на преглед. Документирайте допусканията, моделите на версиите и актуализирайте редовно, за да можете да вземате информирани решения по-бързо в цялата си организация.

Инструменти, данни и модели, които правят планирането практично

Когато комбинирате ясни индикатори с компактни модели, лидерите получават навременни и уверени следващи стъпки. Използвайте прости рамки, за да могат екипите да актуализират опциите бързо и да поддържат работата изпълнима.

Матрично базирано планиране на сценарии

Започнете с матрица 2×2, изградена върху двете ви най-критични несигурности. Тази визуализация държи компромисите ясни и ви помага да сравнявате различните фючърси едно до друго.

Анализ на движещите сили и кръстосаното въздействие

Изпълнете анализ на факторите, които влияят на резултатите. След това добавете анализ на кръстосаното въздействие, за да разкриете ефекти от втори ред и зависимости, които може да сте пропуснали.

Количествено моделиране за финансови екипи

Мащабни модели от прости проверки за чувствителност до Монте Карло или симулации, според изискванията на съществеността. Финансите се нуждаят от действителни данни за главните счетоводни операции плюс история на продажбите, брой служители, разходи за обслужване и ключови показатели за ефективност (KPI).

Оперативни данни, пазарни показатели и съответствие с ключови показатели за ефективност (KPI)

• Използвайте шаблони за бързо създаване на сценарии, след което ги задълбочете, където е необходимо.
• Свържете всеки модел с компактни KPI и външни пазарни индикатори като тригери.
• Поддържайте контрол на версиите, одитни следи и документация, за да могат моделите да останат надеждни.
• Изберете инструменти, които свързват финансите и операциите, без да добавят шум.

Резултат: повтарящи се модели и ясни тригери, които превръщат анализа в действие и позволяват на вашите финансови и управленски екипи да се движат, когато пазарните условия се променят.

Как компаниите прилагат сценарии във финансите и операциите

Практическите модели ви помагат да решите кога да наемете, задържите или преразпределите ресурси, когато условията се променят. Използвайте кратки, сравними случаи, за да могат финансовият и оперативният отдел да действат бързо, без да обсъждат всеки детайл.

Прогнозиране на броя на персонала при най-добри, умерени и спадни случаи

Изграждане на случаи на брой служители които свързват наемането на работа, обучението и бюджетите с резултатите от растежа, умерените темпове и спада.

Планиране на капацитета за продажби за постигане на целите за приходи

Съпоставете покритието на квотите, времето за увеличаване на продажбите и CAC с целевите приходи. Това поддържа капацитета за продажби, съобразен с търсенето в множество сценарии.

Планиране на приходите при различни пазарни условия

Гъвкава цена, микс от канали и маркетингови разходи за всеки отделен случай. Свържете всеки план с ключови показатели за ефективност (KPI), за да можете бързо да сравнявате възможните резултати.

Моделиране на „какво би станало, ако“ от финансовия директор на производството за персонал и ценообразуване

Изпълнявайте анализи „какво би станало, ако“, които свързват ограниченията за персонал, производителността и ценообразуването. Използвайте тези резултати, за да защитите маржа и нивата на обслужване.

• Вие ще преобразувайте резултатите от модела в оперативни календари и задействайте прагове.
• Финанси и операциите ще се сдвоят, за да поддържат обслужването, като същевременно пазят паричните средства.
• Получавате шаблони за изброяване на допускания, рискове и резултати, готови за представяне на на борда.

Често срещани клопки и предизвикателства, които трябва да се избягват

Дори добре управляваните процеси се затрудняват, когато екипите се опитват да моделират всяко възможно бъдеще. Поддържайте работата фокусирана, така че анализът да се превърне в действие, а не в безкраен дебат.

Парализа на вземането на решения и възможностите за прекомерно усложняване

Ограничете обхвата до най-съществените несигурности. Използвайте ясни критерии за вземане на решения и кратък списък с опции, за да могат лидерите да изберат път.

Прекалено акцентиране върху външни фактори, като същевременно се игнорират вътрешните двигатели

Балансирайте външните шокове с вътрешни фактори като организационна структура, ефективност и производителност. Вашите планове трябва да свързват външните показатели с вътрешните ключови показатели за ефективност (KPI).

Чувствителност към предположения и пренебрегване на непредвидени събития

Тествайте допусканията с диапазони, бенчмаркове и нива на доверие. Приемете, че не можете да предвидите всеки шок; създайте резервни планове, които запазват опционалността и намаляват риска.

Неуспехът да се поддържа това като жив процес

Задайте опростен ритъм за прегледи, обвързан със задействания и управление. Съобразете усилията с капацитета на екипа си и съхранявайте документация и одитни следи, така че организацията да се учи от всеки цикъл.

• Поддържайте шаблоните компактни така че финансовият и оперативният отдел актуализират моделите бързо.
• Дефиниране на тригери които превръщат анализа в изпълними стратегии.
• Присвояване на собственици за да се избегнат застояли планове и да се гарантира тяхното изпълнение.

Заключение

Затворете цикъла Чрез превръщането на констатациите в контролни списъци и готови за действие наръчници, можете да използвате индикаторите за момента, в който се променят. Планирането на сценарии помага Екипите действат по-бързо и прекъсват дебатите, когато се случи неочакваното.

Актуализирайте моделите си поне веднъж годишно и след големи пазарни събития. Това поддържа работата ви актуална и прави инструментите практични както за краткосрочна приемственост, така и за дългосрочни стратегии.

Съгласувайте сценариите със стратегическото планиране, така че дългосрочните залози да се запазят по време на смените. Започнете с малко: проведете семинар, изберете две критични несигурности и изградете три прости казуса.

Накрая, определете собственици и каданс. С ясни роли и правила за обновяване, ще съобщите ясно несигурността на ръководителите и борда – и ще бъдете готови да действате.